Mise en place du fichier de vaccination contre le méningocoque (FVM) : campagne massive de vaccination (Septembre 2001 - Mai 2002)

Dès le lancement de la campagne de vaccination massive contre le méningocoque en juillet 2001, le sous-ministre à la santé publique annonçait son intention de mettre en place un fichier provincial de vaccination contre le méningocoque (FVM) et de centraliser la saisie des données.

À la suite de cette déclaration, le ministère de la Santé et des Services sociaux confiait à l'Institut national de santé publique du Québec (INSPQ) le mandat de constituer et de gérer ce fichier de vaccination. Cette opération s'est déroulée de septembre 2001 à octobre 2002.

Les objectifs poursuivis dans la constitution du fichier sont les suivants :

• Rendre accessible aux individus et aux vaccinateurs l'information sur le statut vaccinal des personnes ayant préalablement consenti à la communication des renseignements personnels à leur CLSC de résidence, à l'INSPQ et au MSSS;
• Permettre de retracer les personnes vaccinées dans le cas d'un problème avec le vaccin ou un lot en particulier (effets secondaires, inefficacité);
• Mesurer la couverture vaccinale de la population ciblée par la campagne;
• Estimer la fréquence des effets indésirables à la vaccination;
• Supporter les différents projets d'évaluation et de recherche du programme de vaccination contre le méningocoque.

Des travaux ont rapidement été entrepris par l'INSPQ en vue de choisir le meilleur scénario permettant de réaliser le mandat. Au cours du mois d'octobre 2001, un document d'analyse préliminaire et d'architecture sommaire du système de gestion du FVM présentait différents scénarios de réalisation. Le scénario retenu fut celui qui proposait la saisie centralisée des données par une tierce partie. C'est celui qui présentait le meilleur rapport coût/bénéfice et qui respectait l'esprit de la future Loi de la santé publique (décembre 2001), concernant la mise en place du registre provincial de vaccination.

Dès septembre, les CLSC ont reçu du MSSS (Direction des indicateurs et du pilotage des orientations) une directive leur demandant de ne pas saisir les données de la campagne provinciale de vaccination contre le méningocoque dans leur application locale I-CLSC. Pendant ce temps, des directives concernant la préparation et l'envoi des formulaires de vaccination étaient élaborées par l'INSPQ. L'ensemble des vaccinateurs participant à la campagne ont reçu ces directives de leur Direction de santé publique (DSP).

Sur demande de l'INSPQ, les DSP ont fourni la liste des organismes vaccinateurs méningo de leur région. Cette information a permis de créer le fichier des organismes vaccinateurs de la province : 147 CLSC, 209 cliniques privées, 23 centres de santé et réserves ainsi que 10 centres hospitaliers.

Tout au long de la campagne, les vaccinateurs ont acheminé à l'INSPQ les formulaires d'autorisation à la vaccination. Afin d'avoir un portrait complet de la vaccination réalisée au cours de la campagne massive de vaccination, les formulaires sans consentement (3,4 %) ont été dépersonnalisés par les organismes vaccinateurs avant d'être envoyés à l'INSPQ pour constituer un fichier dépersonnalisé. À cet effet, une autorisation de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAIQ) a été obtenue. La comparaison avec les données agrégées, fournies par les DSP au Bureau de surveillance épidémiologique du MSSS pour le suivi de la campagne, a permis de s'assurer du degré de complétude des envois à l'INSPQ et de procéder aux relances.

Selon les données obtenues du Bureau de surveillance épidémiologique du MSSS, 1 444 226 personnes âgées de 2 mois à 20 ans ont été vaccinées contre le méningocoque durant la campagne 2001-2002. De ce nombre, l'INSPQ a reçu des formulaires d'autorisation à la vaccination pour 1 383 992 d'entre elles ainsi que des données dépersonnalisées pour 49 324 personnes qui avaient refusé la communication des renseignements personnels à l'INSPQ. Cette phase de constitution du fichier s'est terminée en octobre 2002.

Au cours de la campagne, la Direction de la protection de santé publique du MSSS concluait une entente avec la SOGIQUE pour procéder à la conversion et au transfert des données du fichier de vaccination contre le méningocoque dans le module de vaccination du système I-CLSC des 111 CLSC qui en avaient fait la demande. Les 36 autres CLSC ont reçu leurs données sous le format de fichier Vaxin, Excel ou Database.

Certains avantages et difficultés dans la mise en place de ce fichier ont été soulevés. Parmi les avantages, on souligne que la centralisation des activités de saisie et de traitement des données (fusion, validation, conversion) aura permis de mettre en place un premier fichier provincial de vaccination et de rendre accessibles, aux personnes elles-mêmes, aux vaccinateurs et aux intervenants de santé publique, des données complètes sur la campagne provinciale de vaccination contre le méningocoque.

Aussi, l'utilisation d'un formulaire unique de vaccination et la standardisation des procédures de cueillette, de saisie et de validation ont contribué à assurer la qualité des données. Cette large opération aura permis de constater que, pour la grande majorité des personnes vaccinées ou leurs parents, le fichier provincial de vaccination est bien accepté puisqu'un peu moins de 4 % des personnes ont refusé d'y être inscrites. Pour les CLSC, cette opération aura également permis d'avoir accès à un fichier complet des vaccinations de leur population puisqu'ils ont pu récupérer également les données des vaccins administrés hors territoire par d'autres CLSC ou par les organismes vaccinateurs privés comme les cliniques médicales et les CH.

Les difficultés reliées à la mise en place du fichier sont de plusieurs ordres. En premier lieu, le court délai entre le début de la campagne massive de vaccination et la création du fichier provincial a créé une certaine confusion dans le réseau sur les activités à mettre en place. De même, l'utilité et la pertinence de la création du fichier provincial n'ont pas toujours été suffisamment expliquées aux CLSC. Certains vaccinateurs, CLSC et autres, ont trouvé les processus de préparation et d'envoi des formulaires difficiles à comprendre et à appliquer et auraient préféré que la saisie se fasse localement.

Néanmoins, les responsables des établissements concernés et l'ensemble des vaccinateurs ont montré une très grande collaboration et une capacité d'adaptation qui ont permis la création de ce fichier provincial de vaccination contre le méningocoque. Le Québec dispose ainsi d'un premier registre de vaccination d'une majorité de sa population âgée de moins de 20 ans. Il est déjà prévu dans la Loi de la santé publique (article 174) que les renseignements personnels recueillis avec l'autorisation des personnes vaccinées pourront être versés dans le futur registre provincial de vaccination.